| Тип |
Примеры |
Предсказуемость |
| Погодные |
Дождь, жара, ветер, холод |
Средняя (прогноз) |
| Технические |
Отключение света, звука |
Низкая |
| Человеческие |
Не приехал подрядчик, болезнь |
Низкая |
| Логистические |
Пробки, задержка доставки |
Средняя |
| Внешние |
Отключение электричества в районе |
Низкая |
| Здоровье |
Травма гостя, плохое самочувствие |
Низкая |
| Уровень |
Описание |
Пример |
Действие |
| Низкий |
Неудобство, но не влияет на мероприятие |
Небольшое опоздание гостя |
Адаптация |
| Средний |
Влияет на часть мероприятия |
Задержка одного блюда |
Перестановка программы |
| Высокий |
Угрожает всему мероприятию |
Отмена площадки за день |
Полный план Б |
| Критический |
Угроза здоровью/жизни |
Пожар, ЧП |
Эвакуация, экстренные службы |
| Элемент |
Что если? |
План Б |
| Площадка (outdoor) |
Дождь |
Шатёр / indoor-резерв |
| Кейтеринг |
Не приедет |
Резервный контакт, экстренный заказ |
| Торт |
Повреждён |
Декорировать на месте / заказать в ближайшей кондитерской |
| Ведущий |
Заболел |
Резервный ведущий на связи |
| Музыка |
Сломалась аппаратура |
Плейлист на телефоне + портативная колонка |
| Транспорт |
Опоздание |
Такси, запас времени |
| Категория |
Резерв |
| Контакты |
Альтернативные подрядчики (такси, кейтеринг, фотограф) |
| Оборудование |
Запасной микрофон, батарейки, удлинитель |
| Материалы |
Скотч, ножницы, нитки, пластыри |
| Еда |
+10-15% от расчёта |
| Время |
Буфер 15-30 минут в тайминге |
| Деньги |
Наличные на непредвиденное |
| Риск |
Вероятность |
Последствия |
Подготовка |
| Дождь (outdoor) |
Высокая (лето) |
Высокие |
Шатёр, план Б indoor |
| Опоздание кейтеринга |
Средняя |
Средние |
Запас времени, контроль |
| Поломка звука |
Низкая |
Высокие |
Запасное оборудование |
| Аллергия у гостя |
Низкая |
Средние |
Знать меню, иметь антигистамин |
| Пожар |
Очень низкая |
Критические |
Знать эвакуацию, огнетушитель |
| Тип проблемы |
Кто решает |
Кого информировать |
| Мелкая (задержка на 5 мин) |
Ответственный за зону |
Никого |
| Средняя (изменение тайминга) |
Координатор |
Команду |
| Крупная (отмена элемента) |
Event-менеджер |
Заказчика |
| Критическая (ЧП) |
Event-менеджер + экстренные службы |
Всех |
| Проблема |
Решение |
| Дождь начинается |
Открыть тенты/шатры, перенести под навес |
| Ливень прогнозируется |
Перенести в indoor-резерв заранее |
| Жара |
Включить вентиляторы, раздать веера, перенести в тень |
| Холод |
Раздать пледы, включить обогреватели |
| Сильный ветер |
Убрать лёгкий декор, закрепить скатерти |
| Проблема |
Решение |
| Нет электричества |
Генератор / свечи / перенос на освещённую зону |
| Не работает микрофон |
Запасной микрофон / мегафон / громкий голос |
| Не запускается презентация |
Флешка-резерв / облако / распечатки |
| Нет музыки |
Телефон + Bluetooth-колонка / караоке a cappella |
| Проблема |
Решение |
| Кейтеринг опаздывает |
Растянуть welcome, перестроить программу |
| Не хватает еды |
Увеличить порции гарнира, добавить хлеб, заказать пиццу |
| Торт повреждён |
Декорировать на месте (цветы, ягоды, крем) |
| Обнаружился аллерген |
Предупредить гостя, приготовить альтернативу |
| Еда остыла |
Разогреть, подавать горячее чаще и меньшими порциями |
| Проблема |
Решение |
| Не приехал ведущий |
Резервный / организатор ведёт / свободная программа |
| Не приехал фотограф |
Телефоны гостей / срочный вызов замены |
| Опаздывает VIP |
Задержать начало / изменить порядок программы |
| Гость плохо себя чувствует |
Отвести в тихое место, вода, при необходимости — скорая |
| Конфликт между гостями |
Развести по разным зонам, отвлечь, при необходимости — охрана |
| Проблема |
Решение |
| Пробки, опоздание |
Такси / изменить маршрут / перестроить тайминг |
| Не открывается площадка |
Контакт администрации / резервный вход |
| Потерялась доставка |
Отследить / срочно заказать замену |
| Лифт не работает |
Лестница / помощь в переноске |
| Ситуация |
Что сказать |
Чего НЕ говорить |
| Небольшая задержка |
«Через 5 минут начинаем» |
«У нас проблемы» |
| Изменение программы |
«А сейчас — сюрприз!» |
«Пришлось поменять план» |
| Технический сбой |
«Небольшая техническая пауза» |
«Сломалось оборудование» |
| Проблема с едой |
«Меню немного изменилось» |
«Подвёл поставщик» |
| Уровень проблемы |
Как сообщать |
| Мелкая |
Шёпотом / жестом / по рации |
| Средняя |
Собрать ключевых на 2 минуты в стороне |
| Крупная |
Короткий брифинг всей команды (1 минута) |
«Ситуация: [что]. Решение: [что делаем]. Твоя задача: [конкретно]. Вопросы?»
| Когда информировать |
Когда НЕ информировать |
| Критичные изменения |
Мелкие накладки |
| Если нужно решение от заказчика |
Если вы решаете сами |
| После решения проблемы |
В разгар кризиса (сначала решите) |
«Возникла ситуация [краткое описание]. Мы уже [что сделали]. Результат [какой]. Вам нужно знать, потому что [причина].»
| Категория |
Предметы |
| Инструменты |
Скотч (обычный, двусторонний), ножницы, степлер, канцелярский нож |
| Крепёж |
Булавки, скрепки, проволока, верёвка |
| Шитьё |
Нитки (белые, чёрные), иголки, пуговицы |
| Аптечка |
Пластыри, обезболивающее, антигистамин, антисептик |
| Техника |
Батарейки, зарядки, переходники, удлинитель |
| Гигиена |
Пятновыводитель, влажные салфетки, дезодорант |
| Прочее |
Фонарик, зонт, запасные колготки, шпильки |
| Кого записать |
Зачем |
| Такси/курьер |
Срочная доставка, транспорт |
| Резервный кейтеринг |
Если основной подведёт |
| Ближайшая аптека |
Срочные медикаменты |
| Скорая, полиция, пожарные |
112 (универсальный) |
| Техник площадки |
Проблемы с помещением |
| Электрик |
Проблемы с электричеством |
Москва 
