Финальная проверка перед мероприятием: чек-лист

28 апреля 2026

Вадим Казаков

Основатель СоулКейтеринг

Проверка за неделю до мероприятия

Подрядчики и контракты

• [ ] Все договоры подписаны
• [ ] Оплаты произведены / счета на оплату
• [ ] Контакты всех подрядчиков актуальны
• [ ] Время прибытия каждого подтверждено
• [ ] Резервные контакты есть

Кейтеринг

• [ ] Меню финально согласовано
• [ ] Количество гостей уточнено
• [ ] Диетические требования переданы
• [ ] Время подач согласовано
• [ ] Контакт координатора кейтеринга

Площадка

• [ ] Договор аренды подписан
• [ ] План зала получен
• [ ] Доступ к электричеству уточнён
• [ ] Парковка для гостей согласована
• [ ] Грузовой вход / лифт — доступ

Персонал

• [ ] Команда укомплектована
• [ ] Dress-code сообщён
• [ ] Брифинг назначен
• [ ] Транспорт для персонала организован

Техника

• [ ] Звук, свет, проектор — заказаны
• [ ] Технический райдер согласован
• [ ] Тестирование назначено
• [ ] Резервное оборудование есть

Проверка за день до мероприятия

Финальные подтверждения

Документы и материалы

• [ ] Тайминг распечатан (5+ копий)
• [ ] План рассадки распечатан
• [ ] Списки гостей готовы
• [ ] Карточки рассадки проверены
• [ ] Сценарий ведущего финализирован
• [ ] Презентации загружены на флешку

Аварийный набор

Погода (для outdoor)

• [ ] Прогноз проверен
• [ ] План Б готов
• [ ] Тенты / укрытия заказаны
• [ ] Обогреватели / вентиляторы (по сезону)

Проверка в день мероприятия

Утро (за 4-6 часов)

• [ ] Доступ получен
• [ ] Зал чистый
• [ ] Мебель расставлена по плану
• [ ] Освещение работает
• [ ] Кондиционер/отопление включены

• [ ] Звук тестирован
• [ ] Микрофоны работают (запасные есть)
• [ ] Проектор включается
• [ ] Презентация запускается
• [ ] Музыка играет

Приезд кейтеринга (за 3-4 часа)

• [ ] Команда приехала в полном составе
• [ ] Еда доставлена (температура ок)
• [ ] Оборудование выгружено
• [ ] Место для кухни определено
• [ ] Электричество подключено

Сервировка (за 2-3 часа)

• [ ] Скатерти разложены
• [ ] Посуда расставлена
• [ ] Приборы на местах
• [ ] Бокалы расставлены
• [ ] Салфетки сложены
• [ ] Карточки рассадки на местах
• [ ] Меню-карты (если есть)

Декор (за 2-3 часа)

• [ ] Цветы доставлены и расставлены
• [ ] Фотозона готова
• [ ] Номера столов на местах
• [ ] Освещение настроено
• [ ] Свечи на местах (не зажигать)

Совет эксперта: Делайте фото всего до прихода гостей — это и для отчёта, и для быстрого восстановления, если что-то сдвинется.

Проверка за час до начала

Финальный обход

• [ ] Все зоны готовы
• [ ] Туалеты чистые, укомплектованы
• [ ] Гардероб работает
• [ ] Welcome-зона готова
• [ ] Бар укомплектован
• [ ] Персонал на местах, в форме

Кейтеринг — готовность

Техника — тест

• [ ] Микрофон работает (тест голоса)
• [ ] Музыка играет на нужной громкости
• [ ] Проектор показывает слайд
• [ ] Свет настроен правильно

Коммуникация

• [ ] Рации / телефоны заряжены
• [ ] Все знают номера друг друга
• [ ] Точка сбора для экстренных ситуаций

За 15 минут до начала

• [ ] Свечи зажжены (если есть)
• [ ] Welcome-напитки налиты
• [ ] Музыка — welcome-плейлист
• [ ] Команда на позициях
• [ ] Улыбка на лице 😊

Экстренные ситуации

Частые проблемы и решения

Контакты для экстренных случаев

Принципы решения проблем

1. Не паниковать — гости не должны видеть стресс
2. Оценить масштаб — критично или решаемо?
3. Найти решение — что можно сделать прямо сейчас?
4. Делегировать — поручить исполнение, контролировать
5. Продолжить — мероприятие идёт, несмотря ни на что

Скачиваемый чек-лист

Краткая версия (для печати)

• [ ] Подрядчики подтверждены
• [ ] Меню согласовано
• [ ] Количество гостей финальное
• [ ] Документы готовы

• [ ] Все подтвердили время
• [ ] Тайминг распечатан
• [ ] Аварийный набор собран
• [ ] Погода проверена

• [ ] Площадка готова
• [ ] Техника работает
• [ ] Еда доставлена
• [ ] Декор на местах
• [ ] Персонал проинструктирован

• [ ] Финальный обход ✓
• [ ] Все зоны готовы ✓
• [ ] Команда на позициях ✓