Финальная проверка перед мероприятием: чек-лист

21 августа 2025

Вадим Казаков

Основатель СоулКейтеринг

Последняя неделя и день мероприятия — время, когда мелочи решают всё. Проверка подрядчиков, документов, техники и кейтеринга помогает избежать 90% форс-мажоров. Мы собрали финальный чек-лист: за неделю, за день, в день события и за час до старта. В основе — реальная практика SoulCatering: собственное производство, доставка, сервировка и уборка после мероприятия в вашем городе и области.

Проверка за неделю до мероприятия

Подрядчики и контракты

[ ] Все договоры подписаны
[ ] Оплаты произведены / счета на оплату
[ ] Контакты всех подрядчиков актуальны
[ ] Время прибытия каждого подтверждено
[ ] Резервные контакты есть

Кейтеринг

[ ] Меню финально согласовано
[ ] Количество гостей уточнено
[ ] Диетические требования переданы
[ ] Время подач согласовано
[ ] Контакт координатора кейтеринга

Площадка

[ ] Договор аренды подписан
[ ] План зала получен
[ ] Доступ к электричеству уточнён
[ ] Парковка для гостей согласована
[ ] Грузовой вход / лифт — доступ

Персонал

[ ] Команда укомплектована
[ ] Dress-code сообщён
[ ] Брифинг назначен
[ ] Транспорт для персонала организован

Техника

[ ] Звук, свет, проектор — заказаны
[ ] Технический райдер согласован
[ ] Тестирование назначено
[ ] Резервное оборудование есть

Проверка за день до мероприятия

Финальные подтверждения

За день до события нужно перепроверить время прибытия каждого подрядчика.

Кого подтвердить	Что уточнить
Кейтеринг	Время доставки, состав команды
Площадка	Время открытия, ключи
Ведущий	Готовность, сценарий
DJ/музыканты	Время саундчека
Фотограф	Место встречи, ключевые моменты
Флорист	Время доставки
Транспорт	Маршрут, контакты водителей

Документы и материалы

[ ] Тайминг распечатан (5+ копий)
[ ] План рассадки распечатан
[ ] Списки гостей готовы
[ ] Карточки рассадки проверены
[ ] Сценарий ведущего финализирован
[ ] Презентации загружены на флешку

Аварийный набор

Мелочи спасают в форс-мажоре. Соберите базовый набор заранее.

Категория	Предметы
Канцелярия	Ручки, скотч, ножницы, степлер
Аптечка	Пластыри, обезболивающее, антисептик
Гардероб	Нитки, иголки, булавки
Техника	Удлинители, переходники, батарейки
Прочее	Пятновыводитель, зонты

Погода (для outdoor)

[ ] Прогноз проверен
[ ] План Б готов
[ ] Тенты / укрытия заказаны
[ ] Обогреватели / вентиляторы (по сезону)

Проверка в день мероприятия

Утро (за 4-6 часов)

Площадка:

[ ] Доступ получен
[ ] Зал чистый
[ ] Мебель расставлена по плану
[ ] Освещение работает
[ ] Кондиционер/отопление включены

Техника:

[ ] Звук тестирован
[ ] Микрофоны работают (запасные есть)
[ ] Проектор включается
[ ] Презентация запускается
[ ] Музыка играет

Приезд кейтеринга (за 3-4 часа)

[ ] Команда приехала в полном составе
[ ] Еда доставлена (температура ок)
[ ] Оборудование выгружено
[ ] Место для кухни определено
[ ] Электричество подключено

Сервировка (за 2-3 часа)

[ ] Скатерти разложены
[ ] Посуда расставлена
[ ] Приборы на местах
[ ] Бокалы расставлены
[ ] Салфетки сложены
[ ] Карточки рассадки на местах
[ ] Меню-карты (если есть)

Декор (за 2-3 часа)

[ ] Цветы доставлены и расставлены
[ ] Фотозона готова
[ ] Номера столов на местах
[ ] Освещение настроено
[ ] Свечи на местах (не зажигать)

Опыт SoulCatering: Делайте фото всего до прихода гостей — это и для отчёта, и для быстрого восстановления, если что-то сдвинется.

Проверка за час до начала

Финальный обход

[ ] Все зоны готовы
[ ] Туалеты чистые, укомплектованы
[ ] Гардероб работает
[ ] Зона встречи гостей готова
[ ] Бар укомплектован
[ ] Персонал на местах, в форме

Кейтеринг — готовность

Перед открытием зоны питания проверьте блюда, напитки, сервировку и готовность персонала.

Проверить	Статус
Холодные закуски на столах	✓
Горячее готово (на кухне)	✓
Напитки охлаждены	✓
Торт на месте	✓
Официанты инструктированы	✓

Техника — тест

[ ] Микрофон работает (тест голоса)
[ ] Музыка играет на нужной громкости
[ ] Проектор показывает слайд
[ ] Свет настроен правильно

Коммуникация

[ ] Рации / телефоны заряжены
[ ] Все знают номера друг друга
[ ] Точка сбора для экстренных ситуаций

За 15 минут до начала

[ ] Свечи зажжены (если есть)
[ ] Приветственные напитки налиты
[ ] Музыка — плейлист для встречи гостей
[ ] Команда на позициях
[ ] Улыбка на лице 😊

Экстренные ситуации

Частые проблемы и решения

Рассмотрим типичные экстренные ситуации и быстрые решения.

Проблема	Решение
Гостей больше, чем мест	Добавить стулья, перестроить рассадку
Не приехал подрядчик	Звонить, параллельно искать замену
Не работает микрофон	Запасной микрофон, крик (если малый зал)
Отключилось электричество	Фонарики, свечи, звонок в площадку
Торт повреждён	Декорировать на месте / скрыть
Гость с аллергией	Отдельная порция от шефа
Дождь (outdoor)	План Б — шатёр / перенос в помещение

Контакты для экстренных случаев

Сведите экстренные контакты в один список: роль, основной номер и резервный способ связи.

Служба	Контакт
Координатор мероприятия	Ваш номер
Площадка (техник)	_________
Кейтеринг (менеджер)	_________
Звук/свет (техник)	_________
Резервное такси	_________
Ближайшая аптека	_________